Löneutbetalning och lönebesked

by | Jun 24, 2021 | Lön & HR | 0 comments

Löneutbetalning sker vanligtvis en gång i månaden till varje anställd i företaget. Det är ditt ansvar som arbetsgivare att se till att rätt lön betalas ut och att skatt och arbetsgivaravgifter blir betald till Skatteverket. I denna artikel kommer vi gå igenom i detalj vad löneutbetalning och lönebesked är, hur man göra löneutbetalning steg för steg samt vad lönekartläggning är för något. Låt oss börja med att gå igenom vad definitionen för löneutbetalningen är. 

Löneutbetalning 

Löneutbetalning är ersättning som betalas ut i utbyte mot arbete och sker vanligen en gång i månaden. Det är ditt ansvar som arbetsgivare att informera dina anställda om deras lön. Beroende på om ditt företag är bundet till ett kollektivavtal eller inte kan lönen se olika ut. Vid kollektivavtal finns det särskilda bestämmelser som måste följas när det kommer till lön. Detta kan till exempel handla om förmåner, minimilöner och ersättning av olika slag. Om man inte är bunden till ett kollektivavtal är det upp till dig och din anställd att komma överens om lönen. 

Lönebesked 

Varje gång man gör en löneutbetalning ska man även bifoga ett lönebesked som innehåller information om bruttolön (lönen före skatt), nettolön (lön efter skatt), datum för utbetalning, storlek på skatteavdraget, på vilket sätt lönen kommer betalas ut och personuppgifter. Man kan ytterligare inkludera information gällande semester, förmåner och ersättning. En viktig sak att ha i åtanke är att lönebeskedet inte får skickas ut direkt till den anställde över mejl då det strider mot GDPR. 

Läs mer om att effektivisera er löneadministration

Löneformer 

De anställdas lön kan baseras på olika löneformer. De flesta i Sverige har en månadslön men man kan också ha andra löneformer som till exempel timlön, provisionslön (baserat på prestation), rörlig lön och ackord. Lönen som den anställda ska få kan antingen betalas ut samma månad som lönen tjänats in eller månaden efter. Det första alternativet när man får lön samma månad som lönen tjänats in kallas för förskottslön. 

Det finns ingen lag i Sverige som säger när löneutbetalningen måste ske, men normalt sett får de flesta betalt den 25:e i varje månad. Om utbetalningsdatumet infaller på en helgdag kan utbetalning ske på två sätt och det beror på formuleringen i anställningsavtalet. Om det står i anställningsavtalet att lönen ska betalas ut “senast” den 25:e och datumet infaller på en heldag ska betalningen ske vardagen innan helgdagen. Men om det står att lönen ska betalas ut den 25:e och det infaller på en helgdag kommer betalningen av lönen komma på nästkommande vardag. 

Löneutbetalning steg för steg 

Innan du gör löneutbetalningar måste du först registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket. Nästa steg är att ta reda på vad som gäller för skatteavdrag. Skatten ska sedan redovisas till den anställda. Detta gör du enklast i lönebeskedet. Om din anställda har A-skattsedel ska du som arbetsgivare betala in arbetsgivaravgift och göra skatteavdrag på den anställdas lön. För att ta reda på hur mycket skatteavdrag som ska göras ska du kolla i skattetabellen för den anställda. 

Om den anställda har F-skatt, dvs driver näringsverksamhet, är det den anställdas egna ansvar att betala in sina skatter och sociala avgifter. Normalt sett anses inte en person med F-skatt som anställd hos en arbetsgivare men under vissa omständigheter kan Skatteverket bedöma personen som anställd. Det finns också personer som innehar både A-skatt och F-skatt, detta kallas F-skatt med villkor (FA-skatt). Det är när personen både bedriver egen verksamhet och är anställd. Om personen ifråga har detta gäller reglerna för A-skatt i anställningen. 

När detta är klart är nästa steg att räkna ut lönen och göra skatteavdrag. Inkludera även värdet av förmåner. Därefter ska man även göra lönebeskedet som ska skickas ut till den anställda vid löneutbetalningen. Sedan är det dags att räkna ut arbetsgivaravgifter på lön och förmåner för den anställda och betala ut lönen till den anställda enligt överenskommet datum. När det är gjort är sista steget att skicka in arbetsgivardeklarationen och betala in arbetsgivaravgifter och skatt till Skatteverket. Från och med Januari 2019 måste man redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje anställd varje månad. 

Läs mer om fördelarna med att outsourca er löneadministration

Lönekartläggning 

Lönekartläggning är till för att förhindra osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor i företaget. Det är arbetsgivarens ansvara att se till att varje år göra en lönekartläggning alternativt löneanalys. Syftet med lönekartläggningen är att upptäcka och åtgärda löneskillnader mellan män och kvinnor för att främja lika rättigheter och samma möjligheter för alla på arbetsplatsen. 

Från och med 1 Januari 2017 ska alla företag årligen genomföra en lönekartläggning eller löneanalys. Om företaget har mer än 10 anställda ska dokumentet vara skriftligt. I dokumentet ska man redovisa resultatet av analysen och kartläggningen. Man ska även redovisa identifierade problem och hur de ska åtgärdas. I åtgärdsplanen ska det finnas uppgifter om tidsspann och kostnader kring lönejusteringar som behöver göras. Därefter ska man utvärdera föregående års arbete och redovisa hur arbetsgivaren och berörda parter har deltagit under lönekartläggningen. 

Fördelar med lönekartläggning 

Det finns många fördelar med att genomföra en lönekartläggning. Framförallt tydliggör det företagets lönepolitik vilket leder till bättre förståelse för olika roller och ansvarsområden i företaget. Det hjälper även till att sätta ingångslöner vid rekryteringar och skapar bättre tilltro bland det anställda. Vilket kan leda till att de anställda stannar kvar i företaget. 

Diskrimineringsombudsmannen (DO) gör årligen stickprov hos olika företag där de ber om skriftlig dokumentation av lönekartläggningen/löneanalys. Vid förfrågan måste arbetsgivaren ge informationen till DO. Om dokumentationen inte är gjord måste företaget fullgöra sin skyldigheter och göra klart lönekartläggningen alternativt löneanalys. 

Sammanfattningsvis 

Vi hoppas att denna information har besvarat dina frågor kring löneutbetalning och lönekartläggning.Har du fler frågor kring löneutbetalning eller vill ha hjälp med er löneadministration kan ni kontakta oss på HQV. Vår lönekonsult har lång erfarenhet av arbete med att effektivisera och förenkla rutiner och löneadministration. Hör av dig till oss så kan vi boka in ett möte och berätta mer!