Bokföringsskyldighet – Vad kräver lagen?

Bokföringsskyldigheten innebär att alla juridiska och fysiska personer som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att bokföra.

Vilka innefattas av bokföringsskyldigheten?

Alla juridiska personer, det vill säga aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar, är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Bokföringsskyldigheten gäller även fysiska personer som bedriver enskild näringsverksamhet, med andra ord en enskild firma.

Vad innebär bokföringsskyldigheten?

Bokföringsskyldighet innebär att företag ska bokföra alla affärshändelser löpande i en grundbok och en huvudbok. Detta innebär att bokföringen ska ske löpande och i kronologisk samt systematisk ordning. Senast nästföljande arbetsdag ska alla kontanta in- och utbetalningar bokföras, och alla övriga affärshändelser så snart som möjligt.

Underlag för alla affärshändelser ska även finnas, så kallade verifikationer. Redovisningsvalutan är svenska kronor, däremot kan det vara bra att poängtera att en del aktiebolag och ekonomiska föreningar får använda sig av euro. Bokföringsskyldigheten säger även att all bokföring ska ske i enlighet med god redovisningssed, samt att alla affärshändelser ska sparas i minst sju år.

Bokföringsskyldigheten innebär att varje ekonomisk händelse i din verksamhet ska bokföras. Det kan vara att en inkomst eller utgift uppstår, eller att en tillgång eller skuld förändras. Bokföringen ska, som tidigare nämnt, grunda sig på en verifikation, alltså en skriftlig handling som underlag. En sådan verifikation kan bland annat vara ett kvitto, faktura eller en intern transaktion, såsom till exempel avskrivningar på inventarier. Flyttar du pengar från företagskontot till kassan ska ett underlag skapas. Sätt även gärna en konteringsstämpel på verifikationen, så att du kan anteckna hur du tänker bokföra denna. Kom ihåg att hålla isär din privata ekonomi och din verksamhets ekonomi. Egna uttag och insättningar ska däremot bokföras.

Det är viktigt att du sköter din bokföring och håller ordning på dina papper, på så sätt kan du både spara pengar och undvika onödigt tidsspill.

När inträder bokföringsskyldigheten?

Alla juridiska personer är skyldiga att sköta bokföring, om inte annat anges i reglerna som följer.

Följande typer av juridiska personer måste hålla bokföring, men det finns vissa specifika villkor som förklaras längre ner:

• Ideella föreningar
• Registrerade trossamfund och deras delar enligt lagen om trossamfund (1998:1593)
• Samfällighetsföreningar enligt lagen om förvaltning av samfälligheter (1973:1150)
• Viltvårdsområdesföreningar enligt lagen om viltvårdsområden (2000:592)
• Fiskevårdsområdesföreningar enligt lagen om fiskevårdsområden (1981:533)

Dessa juridiska personer är bokföringsskyldiga om deras tillgångar (beräknade enligt 4 §) överstiger 1,5 miljoner kronor. Bokföringsskyldigheten börjar gälla:

• Direkt när den juridiska personen bildas, om tillgångarna redan då är över 1,5 miljoner kronor, eller
• Från början av det kalenderår då tillgångarna passerar denna gräns.

Bokföringsskyldigheten upphör om tillgångarna vid slutet av de tre senaste åren har legat under 1,5 miljoner kronor.
Om den juridiska personen bedriver näringsverksamhet eller är ett moderföretag i en koncern, måste den dock alltid bokföra, även om tillgångarna är under gränsen på 1,5 miljoner kronor.

Bokföringsskyldigheten kan upphöra

Bokföringsskyldigheten omfattar inte staten, landsting, kommuner, regionförbund, stiftelser och konkursbon vars tillgångar avses användas till förmån för vissa fysiska personer.

Om värdet av tillgångarna hos både stiftelser och juridiska personer inte har nått upp till gränsbeloppet på en och en halv miljon under de senaste tre åren, upphör bokföringsskyldigheten.

Ändringar i Bokföringslagen

Regeringen har beslutat om att fysiska kvitton inte krävs om de finns sparade digitalt. Detta gäller även om en digital bild tagits på kvittot. Denna förändring i lagen började gälla från den 1 juli 2024.

Sammanfattning

Bokföringsskyldigheten innebär att alla juridiska och fysiska personer som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att bokföra. Detta innebär att löpande bokföra alla affärshändelser, så att de kan presenteras i både en grundbok (registreringsordning) och huvudbok (systematisk ordning). Du behöver även se till att det finns underlag och verifikationer för alla händelser i din bokföring, samt arkivera räkenskapsinformationen på betryggande sätt och i ordnat skick i minst sju år, och även upprätta årsbokslut eller årsredovisning.

Behöver du hjälp med redovisning, revision eller rådgivning? Kontakta oss på HQV!