HQV STOCKHOLM ABS INTEGRITETSPOLICY

1. Information om hantering av personuppgifter

HQV Stockholm AB värnar om din personliga integritet och vi vill att du känner dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. För oss är det viktigt att vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter och ge dig information på ett sätt som gör att du förstår hur vi kommer att behandla dina uppgifter.

I denna integritetspolicy som gäller för alla HQV Stockholms kunder, ger vi dig information om hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med att du köper våra tjänster eller vid andra kontakter med oss.

HQV Stockholm arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna policy.

2. Ansvar för dina personuppgifter

HQV Stockholm AB (556963-7944), Linnégatan 26, 114 47 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som inhämtas och behandlas av HQV Stockholm AB.

3. Varför behandlar HQV Stockholm AB personuppgifter

HQV Stockholm AB kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) samt för att dokumentera vidtagna åtgärder. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar HQV Stockholm AB, eller en inom byrån personvald revisor som åtagit sig att utföra uppdraget och är nödvändig för HQV Stockholm ABs/personvald revisors berättigade intresse av att uppfylla dess professionella skyldighet. HQV Stockholm AB kan även komma att behandla personuppgifter för andra risk management-åtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden) samt för att utföra den interna finansiella redovisningen.

Denna behandling är nödvändig för HQV Stockholm ABs berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

4. Vilka personuppgifter samlas in av HQV Stockholm AB

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a. kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. I samband med registrering av kunden kan HQV Stockholm AB även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.  Vi inhämtar i första hand personuppgifter direkt från dig men även från din arbetsgivare, bolag du har ägande i, offentlig register eller myndigheter.

5. Behandling av personuppgifter

Uppgifterna inhämtas för att kunna utföra det arbete vi åtagit oss i avtalet med dig eller din arbetsgivare samt för att uppfylla förpliktelser vi har enligt lag. De lagliga grunderna för behandlingen är främst att behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, avtal eller är tillåten genom en intresseavvägning.

1. Revisionsverksamheten

HQV Stockholm AB behöver ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra Revisionsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige. HQV Stockholm AB kommer att behandla personuppgifter som erhålls från revisionskunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra och dokumentera Revisionsuppdraget. Exempel på personuppgifter som behandlas är kontaktuppgifter, sådana personuppgifter som behövs för att granska företagets redovisning och förvaltning, lönefiler, styrelseprotokoll och andra dokument hänförliga till Revisionskundens och dess eventuella koncernbolags verksamhet. Personuppgifterna behandlas i de system som HQV Stockholm använder i revisionsuppdragen. Ändamålet med sådan behandling av personuppgifter är att fullgöra de skyldigheter som följer av uppdraget att utföra revision och den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att fullgöra rättslig förpliktelse.

5. 2. Redovisnings och rådgivningsverksamheten

HQV Stockholm AB behöver ha tillgång till personuppgifter för att kunna utföra redovisningsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler. De underlag som HQV Stockholm erhåller från kunden innefattar personuppgifter såsom underlag för löneutbetalningar, underlag för

fakturering och betalningar till leverantörer. Personuppgifterna behandlas i de system som behövs för att bistå kunden med tjänster avseende bokföring och löneadministration. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter framgår av avtalet med kunden och är att biträda kunden med bokföring och löneadministration. I och med detta så är även den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i redovisningsuppdrag en rättslig förpliktelse.

5. 3. Marknadsföringsåtgärder, event mm

HQV Stockholm AB kan även komma att behandla personuppgifter såsom namn, avdelningstillhörighet, befattning och e-postadresser för att informera om seminarier och andra event som HQV Stockholm AB anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för HQV Stockholm ABs berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

6. Mottagare av informationen

HQV Stockholm AB är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

HQV Stockholm AB kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av HQV Stockholm AB i syfte att kontrollera och upprätthålla HQV Stockholm ABs opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. HQV Stockholm AB kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att HQV Stockholm AB ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

7. Säkerhet vid behandling av personuppgifter

HQV Stockholm AB ansvarar enligt gällande rätt för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. HQV Stockholm ABs system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget.

8. Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

9. Rättigheter såsom registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att begära att få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är HQV Stockholm AB skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för HQV Stockholm AB att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller HQV Stockholm ABs personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Kontaktperson vid frågor:

Katarina Nyberg

08-515 171 92

Katarina.nyberg@hqvsthlm.se