Fördelar med tidrapportering på företaget

Skapa ordning och reda på företaget med smart tidrapportering. Att behöva tidsredovisa sin arbetsdag kan upplevas som ett onödigt moment i arbetsdagen. Speciellt när man har fullt upp som det är. Men det många inte tänker på är hur det faktiskt kan påverka ens arbetsdag på ett positivt sätt, inte bara som arbetsgivare utan även som anställd. I denna blogg kommer vi gå igenom hur man ska tänka kring val av tidrapporteringssystem samt de främsta fördelarna som de medför.

Vad är tidrapportering?

Tidrapportering är när man skriver ner vad man har jobbat med under dagen, veckan eller månaden. Förr i tiden använde man sig att papper och penna men idag finns det smarta digital verktyg som kan användas både på datorer och i mobiler. Ett tidrapporteringssystem kan användas på många olika sätt. Det kan bland annat användas för att se hur många timmar en person jobbar. Exempelvis om man har en timanställd. Ytterligare kan man använda tidrapportering till att se hur lång tid olika projekt tar och så man fakturerar korrekt belopp till sina kunder för jobbet man utför. Tidrapportering kan också vara användbart för andra avdelningar på företaget och effektivisera tidskrävande och manuella arbetsuppgifter. Till exempel när det kommer till löneadministration. I många tidrapporteringssystem kan man dela information med andra system vilket göra att man kan skicka iväg lönespecifikationer på bara några få knapptryck. Detsamma gäller vid fakturering och bokföring.

Hur väljer man rätt tidrapporteringssystem?

När man ska välja ett tidrapporteringssystem är det viktigt att man tänker på tre saker. Det första är vilka behov man vill att systemet ska fylla. Exempelvis hur projektplaneringen i appen ser ut. Det andra är hur väl systemet fungerar tillsammans med dina nuvarande administrationssystem. Många tidrapporteringssystem kan smidigt användas med andra fakturerings/bokföringssystem vilket kommer underlätta arbetet för flera avdelningar. Det sista man bör tänka över är hur användarvänligt systemet är för personerna som ska använda det. Att skaffa ett krångligt system kommer skapa besvär för användare istället för att underlätta deras arbetsdag. Kostnaden för systemet spelar också självklart en stor roll. Men ett system som fyller ditt företags behov, är lätt att använda och går att kombinera med dina andra system är ofta värt att lägga lite extra pengar på. Det kommer löna sig med tiden.

Vad är fördelarna med tidrapportering?

Alla verktyg och arbetsmetoder har sina för och nackdelar. När man tänker på tidrapportering associerar många det med traditionella metoder som var både tidskrävande och begränsade. Men med digital tidrapportering tillkommer fördelar både för arbetsgivare och de anställda. Nedan går vi igenom några av de främsta fördelarna för arbetsgivare och anställda när man väljer att börja använda sig av tidrapportering.

Tidrapportering för arbetsgivare:

Att hålla koll på vart timmarna tar vägen kan skapa värdefull information för dig som arbetsgivare. Att använda sig av tidrapportering handlar inte om att skapa strikt översyn över sina anställda utan att kunna ha transparens och rättvisa på arbetsplatsen. Många gånger leder det även till bättre lönsamhet för företaget då man kan effektivisera olika processer i företaget samt faktura för korrekt antal timmar.

Här kommer några av de fördelar med tidrapportering för arbetsgivare mer i detalj:

• Som nämnt ovan är en klar fördel med tidrapportering transparensen det skapar i företaget. Att veta hur lång tid olika arbetsuppgifter tar skapar insikt och visar vart tid går åt och ifall något skulle kunna förbättras. Antingen genom att ta bort eller lägga till mer tid.
• Att veta hur mycket tid saker och ting tar går hand i hand med faktureringen i företaget. Många gånger tror man sig ha koll på hur lång tid en sak tar att göra men de flesta blir förvånade när de får allting i siffror. Många företag räknar med färre antal timmar än det faktiskt tar att bli klar med arbetet. Med tidrapportering får du underlag som du använda för att fakturera mer och jämföra dina timpriser med andra konkurrenter på marknaden.
• Du kan enkelt se ledigheter, sjukanmälningar, övertid, förseningar från anställda i appen. Många tidrapporterings appar går det även att godkänna förfrågningar kring ledighet/semester direkt i appen.
• Rättvisa bland sina medarbetare. Alla jobbar efter samma principer. Att registrera sina timmar likadant skapar rättvisa på arbetsplatsen. Varje medarbetare kan se om de har flextid över eller om de har kommit för sent eller varit frånvarande från jobbet. Vilket även skapar underlag för de anställdas lönebesked vid månadens slut.
• Ens medarbetare får eget ansvar att lägga in sina arbetsuppgifter och tiden det tar vilket skapar tillit mellan arbetsgivaren och de anställda. Det skapar även möjligheten får de anställda att se över sina uppgifter och komma med förslag över hur saker och ting skulle kunna skötas annorlunda eller effektiviseras.

Om man introducerar tidrapportering för första gången till sina anställda är det viktigt att man första och främst förklarar hur verktyget fungerar samt vad syftet bakom rapporteringen är. Exempelvis kan syftet vara att få mer exakt fakturering till kund genom att veta hur många timmar som läggs på respektive arbetsuppgift. Här kan det också vara smart att ha en testperiod och boka in ett nytt möte där de anställda kan ge sin feedback och göra eventuella ändringar för att arbetet ska flyta på på bästa sätt.

Tidrapportering för anställda:

Från en anställds perspektiv kan tidsrapportering ibland kännas krävande och kontrollerande. Många känner även att det inte kommer göra något nytta för ens arbete. Självklart kommer det till en början blir lite krävande, så är det med all förändring. Att ändra sättet man har arbetat tidigare tar tid. Men med förändring kommer även ett gäng fördelar för den anställde.

Här kommer några av de fördelar som många anställda har anmärkt på efter att ha testat att tidrapportera under en längre period:

• Man får tydlig struktur i sitt arbetet. Att hoppa mellan olika arbetsuppgifter gör lätt att man tappar fokus och det bidrar ofta till att det tar längre tid att få saker klara under dagen.
• Det skapar överblick över ens arbetsdag. Genom att hålla koll på hur lång tid en arbetsuppgift generellt tar kan man planera sin arbetsvecka bättre. Man kan också se om tid lätt faller bort på grund av olika anledningar. Exempelvis att man behöver ta samtal under dagen eller blir avbruten av en kollega. – Det ger en även underlag att visa till sin närmaste chef att visa saker tar längre tid än vad man kanske hade planerat och utifrån den information kan man planera om så projektet man jobbar på kan bli klart inom den satta tidsramen.
• Underlaget du får från tidrapporteringen kan också användas vid utvecklingssamtal eller lönesamtal. I rapporten från med registrerade timmar kan man enkelt visa om en arbetsuppgifter har ändrats eller om det har tagit sig an mer krävande eller ansvarsfulla uppgifter i företaget.
• Närvaro, övertid, flextid, sjukanmälan och semester visas även tydligt i appen. Så har man utrymme för flextid kan man enkelt se hur mycket man kan använda eller hur många semesterdagar man har kvar.
• Sista fördelen är hur snabbt det går att fylla i när man har vant sig vid systemet. I de flesta fall handlar det om några få minuter per dag.

Vad händer om man glömmer att tidrapportera eller något blir fel?

Glömmer man att tidrapportera kan man i efterhand gå in och registrera sina tider. Men att registrera sin tider under dagens gång har sin fördelar då det är som fräschast i minnet och man bättre kommer ihåg exakt hur lång tid olika saker tog. Skulle något rapporteras fel i appen kan man alltid gå tillbaka och ändra. Oftast säger appen ifrån ifall något har rapporterats fel. Detsamma händer om du missar att registrera något, då skickar appen en påminnelse till dig om att du inte har registrerat senaste uppgiften du höll på med.

Sammanfattning

Tidrapportering kan bidra till både bättre struktur och lönsamhet på arbetsplatsen. Vill ni effektivisera er ekonomihantering ytterligare? Kontakta oss på HQV Sthlm! Våra redovisningsekonomer kan hjälpa dig skapa effektiv rutiner kring er löneadministration och fakturering. Vi erbjuder även andra tjänster inom redovisning och revision. Hör av er till oss genom att fylla i formuläret nedan för att boka ett möte!