Bli en attraktiv arbetsgivare med en tydlig pensionspolicy

Genom att ha en tydlig pensionspolicy kan du som arbetsgivare skapa trygghet, attrahera talanger och bidra till hållbarhet. Det finns goda möjligheter att visa på ansvar för både medarbetare och samhället i stort. I denna artikel går vi igenom vad en pensionspolicy är och vikten av att upprätta en pensionspolicy, samt vilka områden som bör vara extra tydliga.

Pensionspolicy

Genom att etablera en tydlig process och struktur för pensionsrelaterade frågor kan arbetsgivaren undvika missförstånd och förvirring bland personalen samt minska risken för fel i rapportering och pensionshantering. Upprättandet av en pensionspolicy är därför av stor vikt, och i kombination med detta bör även ett skrivet dokument upprättas kring hur pensionerna ska administreras.

En annan viktig anledning till att upprätta en pensionspolicy är att den bidrar till att skapa en känsla av stabilitet och trygghet bland anställda. När företaget tydligt kommunicerar åtaganden gällande pension visar arbetsgivaren att anställdas långsiktiga välbefinnande är viktigt, vilket kan bidra till ökad lojalitet från personalen och minska personalomsättningen.

En pensionspolicy kan även bidra till att locka till sig samt behålla talanger. I den rådande konkurrensutsatta arbetsmiljön förväntar sig många arbetstagare attraktiva pensionsförmåner som en del av den totala ersättningen. Det är därför viktigt att du som arbetsgivare synliggör att du erbjuder en konkurrenskraftig pensionsplan. En pensionspolicy underlättar jämförelsen och lyfter samtidigt andra viktiga delar förutom lön, vilket både är ett sätt att bli mer attraktiv för potentiella kandidater samt för att differentiera sig från sina konkurrenter.

En ytterligare aspekt är att många arbetsgivare idag har en ambition att bidra till den hållbara samhällsutvecklingen, vilket på olika sätt uttrycks på både hemsidor och i årsredovisningar. Som arbetsgivare kan du tydligt betona ditt engagemang för hållbarhet genom att tydligt fastställa hur policyn utformas med hänsyn till hållbarhetskriterier. Detta möter många individers växande intresse för att placera sitt pensionssparande i hållbara fonder.

Vikten av att upprätta en pensionspolicy

De flesta arbetsgivare har idag en upprättad pensionspolicy för att underlätta både för arbetsgivare och anställda. Denna bör kontinuerligt uppdateras i linje med företagets värderingar, förutsättningar och ändamål.

En pensionspolicy fastställer företagets strategi och åtaganden när det kommer till pensioner, försäkring och andra relaterade förmåner för sina anställda. Detta är en grundläggande del av företagets personalpolitik och bidrar till att skapa en tydlig ram för hantering av dessa typer av frågor. En pensionspolicy har som syfte att ge en klar vägledning för både arbetsgivare och anställda. Den definierar tydligt vilka försäkrings- och pensionsavtal som erbjuds, samt vilka villkor som gäller för att kvalificera för dem.

Vad pensionsplanen innefattar beror till stor del på om företaget omfattas av kollektivavtal eller inte. Arbetsgivare utan kollektivavtal har större möjligheter att anpassa förmåner och behöver därför oftast en mer uttömmande policy som tydligt beskriver förutsättningar och innehåll. Arbetsgivare som däremot har kollektivavtal kan hänvisa till vissa delar i regelverket för kollektivavtalade pensionsplaner.

Att tänka på vid upprättandet av en pensionspolicy

När det kommer till att upprätta en pensionspolicy behöver du utgå ifrån om företaget är anslutet till kollektivavtal eller inte. Om företaget har tecknat kollektivavtal kan fokus ligga på vad ni erbjuder utöver det som ingår i kollektivavtalet, såsom pensionspremier efter 65, löneväxling, alternativ ITP och frivilliga gruppförsäkringar. Det är även viktigt att utgå ifrån företagets egna förutsättningar eftersom vikten av en bra tjänstepension kan skilja sig mycket mellan personalkategorier och branscher.

Flytträtt regleras till viss del via lagstiftningen, men i vissa fall är det upp till arbetsgivaren att bestämma. I dessa fall bör företaget beskriva i sin pensionspolicy hur de ställer sig till flytt av tjänstepensioner. Det kan även vara bra att fundera kring hur företaget ställer sig till att överlåta pensionsförsäkringar till tidigare anställda. Tjänstepension ska inte vara ett föremål för eventuell bodelning såvida individen inte haft bestämmande inflytande i företaget, tar individen däremot över försäkringen privat ska den tas med.

Omfattas företaget inte av kollektivavtal behöver ni följa regler och lagar, men utöver det är ni fria att bestämma vilka förmåner ni erbjuder era anställda. Utöver de punkter som kollektivanslutna arbetsgivare kan skriva in, bör ni även ange exempelvis för vilka anställda policyn gäller och hur ni definierar pensionsmedförande lön. En vanligt förekommande definition är att till exempel att multiplicera månadslönen med 12,2 och sedan addera föregående års utbetalda bonus.

I en pensionspolicy bör det även definieras vilka försäkringsskydd de anställda omfattas av samt vilka valmöjligheter de har. Ni bör även beskriva vad som sker om den anställde av olika anledningar inte kan arbeta. Sjuklön betalas av de arbetsgivare som är kollektivanslutna och kompletterar sjukpenningen från Försäkringskassan. Detta är en förmån som även arbetsgivare som inte är kollektivanslutna bör överväga att erbjuda sina anställda. Om ni dessutom erbjuder kompensation för föräldraledighet är det en fördel att skriva in det i er pensionspolicy då det är en konkurrensfördel.

Vad bör regleras i en pensionspolicy?

Här nedan listar vi några exempel på områden som bör regleras och förtydligas i en pensionspolicy.

• Definition av pensionsgrundande lön och vad som kan eller ska ingå, såsom exempelvis semesterersättning, bonus, bilersättning och övertidsersättning. Vid individuell pensionsplan är det arbetsgivaren som beslutar, med det skiljer sig mellan avtalen vid kollektivanslutning. Vid kollektivavtal kan arbetsgivaren inte påverka om bonus ska ingå eller inte.

• Arbetsgivarens ansvar i de fall den anställde inte kan anslutas till pensionsplanen.

• Vad som gäller vid sjukskrivning och vilken ekonomisk ersättning de anställda är berättigade till.

• Vad som gäller vid föräldraledighet eller annan form av tjänstledighet och eventuell fortsatt inbetalning till tjänstepension och under hur lång tid.

• Om arbetsgivaren erbjuder löneväxling och i så fall hur denna ska hanteras.

Pensionspolicy utifrån ett arbetsgivarperspektiv

Här sammanfattar vi rekommendationer relaterat till pensionspolicy utifrån ett arbetsgivarperspektiv.

• Skapa tydlig vägledning: En pensionspolicy definierar tydligt vilka försäkrings- och pensionsplaner som erbjuds, samt vilka villkor som gäller för att kvalificera för dessa.

• Undvik missförstånd och förvirring: Med hjälp av en etablerad struktur och process för pensionsrelaterade frågor undviker arbetsgivaren missförstånd bland personal, samt minskar risken för fel i rapportering och pensionshantering.

• Skapa stabilitet och trygghet: Tydlig kommunikation kring företagets åtaganden när det gäller pensioner bidrar till en känsla av trygghet och stabilitet bland anställda, vilket kan öka lojaliteten och minska personalomsättningen.

• Kommunicera företagets värderingar: En tydlig pensionspolicy möjliggör för arbetsgivare att betona sitt engagemang för hållbarhet. Detta tilltalar även individer som vill placera pensionssparandet i hållbara fonder.

• Attrahera och behålla talanger: Genom att synliggöra er konkurrenskraftiga pensionsplan med hjälp av en pensionspolicy, kan du som arbetsgivare differentiera dig från dina konkurrenter och bli mer attraktiv för potentiella kandidater.

Sammanfattning

Med en klar och tydlig pensionspolicy kan du som arbetsgivare skapa både trygghet, attrahera talanger och bidra till hållbarhet. Det finns goda möjligheter att visa på ansvar för både medarbetare och samhället i stort. Vad pensionsplanen ska innefatta beror på om företaget är kollektivanslutna eller inte. Arbetsgivare med kollektivavtal kan hänvisa till vissa delar i regelverket för kollektivavtalade pensionsplaner, medan arbetsgivare utan kollektivavtal har större möjlighet att anpassa förmåner och behöver därför oftast ha en mer uttömmande policy.