Digital bokföring: Den moderna och effektiva metoden

Digital bokföring spar tid och underlättar för dig som tidigare har gjort mycket av redovisningsarbetet manuellt. Med digital bokföring får du förenklade processer, geografisk frihet och bättre tillgänglighet till information. Du slipper överfulla pärmar med papper, minskar risken för fel och frigör tid till att sköta andra delar av din verksamhet.

Vad är digital bokföring?

Digital bokföring är en modern och effektiv metod för hantering av ett företags ekonomiska transaktioner. Med digital bokföring slipper du traditionella pappersbaserade metoder, som innefattar manuell hantering av fakturor, kontoutdrag och fakturor. Istället lagras all information elektroniskt i en digital bokföringsplattform. Denna teknik har revolutionerat sättet som företag och organisationer sköter sin bokföring. Digital bokföring har bidragit till en mer hållbar, kostnadseffektiv och tidsbesparande lösning för företagen.

Den digitala bokföringen möjliggör för företag att samla in, bearbeta och analysera ekonomisk data mer exakt och snabbare än någonsin tidigare. Det blir enklare att få en tydlig och uppdaterad bild av företagets ekonomi när du använder dig av molnbaserade lösningar och integrerar med andra affärssystem, såsom fakturering och lönehantering. Automatiseringen av processer minskar även risken för eventuella fel och förenklar även revision och rapportering. Digitala bokföringslösningar är dessutom ofta skalbara, vilket innebär att dessa kan anpassas efter företagets behov och storlek.

I vår moderna värld där allt mer av arbetet och kommunikationen sker online, blir det även viktigare att ha tillgång till användarvänliga och pålitliga verktyg för att kunna hantera olika ekonomiska aspekter. Digital bokföring är en lösning som förändrar sättet vi ser på och hanterar vår ekonomi, och erbjuder fördelar för både små och stora företag och organisationer.

Fördelar med digital bokföring

Den digitala bokföringen handlar i grund och botten om att flytta analogt material i form av papper och kvitton och göra dessa tillgängliga digitalt, vilket kan ske genom till exempel maskininläsning eller skanning. Med ett digitaliserat arbetssätt byts många manuella rutiner ut och blir mer automatiserade. Så fort ett underlag finns tillgängligt digitalt kan det delas med ett ekonomiprogram eller med en redovisningsbyrå, vilket resulterar i ett snabbare flöde.

En annan fördel med digital och därmed papperslös bokföring är att även geografiska avstånd blir oviktigt, så länge du och din revisionsbyrå är uppkopplade mot internet. Detta innebär att mobiliteten ökar och du kan sköta administrativa uppgifter från en mobil eller surfplatta.

Med digital bokföring kan du få ut rapporter och prognoser på det ekonomiska läget så fort du lagt in dina affärshändelser i systemet, till skillnad från det analoga arbetssättet där du kan få eftersläpning gällande ditt företags ekonomiska situation.

I dag har digitala bokföringsprogram möjlighet att ta lärdomar av tidigare data och därefter kunna förutsäga information och ge dig som användare förslag utifrån den tidigare datan. Detta sker med hjälp av maskininlärning och artificiell intelligens. Med en sådan automatisering får du ett smidigare och effektivare flöde än med det analoga arbetssättet.

Ytterligare fördelar som kommer av att byta från den traditionella bokföringen till digital bokföring:

• E-/PDF-faktoror istället för papper och brev som måste öppnas
• Söka fram verifikat går betydligt snabbare
• Automatisering av processer
• Geografiskt avstånd är inte längre ett hinder
• Framställning av rapporter blir enklare, snabbare och oftast helt automatiskt
• Digital signatur för viktiga papper är möjligt vart man än befinner sig
• Undviker förlorade och förstörda papper
• Du behöver inte arbeta med eller förvara massor av papper och pärmar längre
• Det finns tjänster som kan hjälpa till att digitalisera de breven som fortfarande kommer
• Du kan enkelt byta mellan redovisningsfirmor samt bokföringsprogram (med SIE-filer)
• Mängden information kan öka samtidigt som verksamheten problemfritt expanderar
• Håll koll på ut- och inbetalningar per automatik (kundres- och leverantörsreskontra)

Nackdelar med digital bokföring

Det finns, som med det mesta, självklart även några nackdelar med digital bokföring. En nackdel är att det kan finnas hinder kopplat till teknisk utrustning och internetuppkoppling, samt finns det självklart alltid en risk för dataintrång och hacking. När det gäller säkerhet och dataintrång finns det nu för tiden en rad lösningar för att förhindra att detta sker, läs mer om cybersäkerhet inom företag. Däremot kan man konstatera att fördelarna är betydligt fler och väger tyngre än nackdelarna när det kommer till att använda digital bokföring i jämförelse med den traditionella bokföringen.

Viktigt att tänka på vid digital bokföring

Du som ska sköta redovisningen via digitala underlag och elektroniska fakturor behöver komma ihåg att följa bokföringslagens krav gällande arkivering. Så vad är det då som ska arkiveras? Jo, utgångspunkten i bokföringslagen är att räkenskapsinformation som ditt företag fått från någon annan, till exempel en leverantörsfaktura, ska sparas i det ursprungsformat som materialet hade när det kom till dig. Nedan klargör vi vad ursprungsformat innebär och vad det är som ska sparas.

Räkenskapsinformation som du får av någon annan

• E-faktura: När det gäller e-fakturering läser ditt bokföringsprogram in en kodad identitetssträng för e-fakturan. Den fakturabild som då skapas är alltså en kopia och det är identitetssträngen som är ursprungsformatet, och därmed den originalhandling som ska sparas. 
• Leverantörsfaktura som erhålls i pdf-fil via mail: Om du får en leverantörsfaktura på detta vis är det pdf-filen som är ursprungsformatet, och du kan då välja mellan att spara pdf-filen digitalt eller att spara mailet med pdf-filen bifogat. 
• Papperskvitto som erhålls vid utlägg från anställd: I detta fall är det papperskvittot som är din originalhandling som ska sparas och ursprungsformatet är i pappersform. 
• Leverantörsfaktura som erhålls på papper: Pappersfakturan är din originalhandling som ska sparas i detta fall, och ursprungsformatet är i pappersform.

Räkenskapsinformation som skapas av företaget

• Kundfaktura: En kundfaktura ska arkiveras i det format den hade när fakturan sammanställdes. Detta innebär att det är den form du presenterar fakturorna i bolagets bokföring som styr vilket format fakturan ska sparas i. Hur fakturan har skickats spelar alltså ingen roll.

Hur länge måste underlagen sparas och vad händer vid överföring till annat format?

Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då företagets räkenskapsår avslutades. Detta innebär till exempel att om du tagit emot och bokfört en leverantörsfaktura i företagets redovisning under det räkenskapsår som slutade 2020-12-31 måste detta sparas till och med 2027-12-31.

En originalhandling kan däremot förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, om räkenskapsinformationen i ursprungsformatet förts över till ett annat format på ett betryggande sätt. Får du exempelvis en leverantörsfaktura i pappersformat, men väljer att skanna in denna och bokföra fakturan digitalt under det räkenskapsår som slutar 2020-12-31, behöver du spara pappersfakturan till och med 2023-12-31 och den digitala kopian till och med 2027-12-31.

En annan viktig sak att tänka på är att säkerhetskopiera den räkenskapsinformation som du lagrar digitalt.

Nytt lagförslag för att underlätta digital arkivering

Företag behöver, som tidigare nämnt, bevara räkenskapsinformation i sin originalform i tre år, om informationen sparats ner digitalt. Detta innebär att företagen behöver hantera pappersfakturor, papperskvitton och övrigt pappersmaterial under denna tid.

Regering har nu lagt fram ett förslag på nya regler kring digital arkivering som ska kunna underlätta för företagen. Regeringen föreslår nu att kravet på att spara räkenskapsinformation i originalform slopas, och att pappersmaterial och räkenskapsinformation endast ska behöva bevaras tills dess att informationen överförts till digital form. Detta skulle avsevärt underlätta för företagen och även innebära en kraftigt minskad administration och en stor kostnadsbesparing. Dessa nya regler föreslås träda i kraft redan i år, den 1 juli 2024.

Sammanfattning

Med digital bokföring kan du spara tid och underlätta redovisningsarbetet. Du får förenklade processer, bättre tillgänglighet till information och geografisk frihet. Men kom ihåg att det finns en del saker att tänka på, exempelvis att du måste följa bokföringslagens krav gällande arkivering, och komma ihåg att säkerhetskopiera den räkenskapsinformation som du lagrar digitalt. Fördelarna med digital bokföring har självklart även några nackdelar men fördelarna väger tyngre och är många fler.

Behöver du hjälp med redovisning eller övergången till digital bokföring? Kontakta oss på HQV!