Så hanterar du en bluffaktura

Svenska företag fortsätter att drabbas av problemet med falska fakturor och phishing. Metoden som används för bluffakturor går ut på att fakturan ska efterlikna ett riktigt företag eller myndighet för att vilseleda dig som mottagare. Genom att utnyttja andra varumärken kan bedragaren vilseleda dig och risken att dessa bedrägeriförsöket lyckas ökar därmed. Du som äger eller driver företag blir en måltavla för de aktörer som vill tjäna pengar på detta sätt. I denna blogg berättar vi hur du upptäcker bluffakturor och hur du ska hantera dessa.

Vad är en bluffaktura?

Fakturabedrägeri, eller så kallade bluffakturor, är ett samlingsbegrepp för ett krav på betalning för en tjänst eller vara som du aldrig beställt eller fått levererad. Både privatpersoner och företagare kan råka ut för denna typ av bedrägeri. Det kan exempelvis handla om att en försäljare varit i kontakt med dig och anser att du beställt en tjänst eller vara, medan du har motsatt uppfattning.

Som entreprenör och företagare behöver du vara ständigt vaksam på fakturor och erbjudanden. Oseriösa företag vet att många slentrianbetalar och ser då en möjlighet att lura dig på pengar. Det kan handla om erbjudanden som liknar fakturor för att du enkelt ska gå på bluffen och betala. Genom att vara noggrann och uppmärksam kan du oftast upptäcka en bluffaktura. Däremot är aktörerna påhittiga och ligger ofta steget före när det kommer till att hitta nya metoder för att locka med produkter eller tjänster kring frågor som cirkulerar i företagarens värld just nu. För att lättare undvika bluffakturor är det viktigt med bra attesteringsrutiner och kontroll på leverantörsregistret i bokföringssystemet.

Tecken på att du fått en bluffaktura

Här listar vi olika tecken som är bra att vara extra uppmärksam på för att upptäcka en bluffaktura.

• Fakturan innehåller ett betalningskrav på en tjänst eller vara som du inte har beställt.
• Fakturan liknar något slags erbjudande som är formulerad som en faktura som du ska betala.
• En försäljare kontaktar dig muntligt och hävdar att du beställt en tjänst eller en vara, där du anser att du inte har det. Därefter får du en faktura på beställningen.
• Du får en betalningspåminnelse på en faktura som du aldrig har fått.
• Fakturan skickas från en okänd e-postadress digitalt eller från en ny (falsk) e-postadress på en person du känner eller på en kollega, leverantör eller samarbetspartner.
• Fakturan liknar en faktura från ett etablerat företag i exempelvis namn, logga och färger. Men tittar du noggrant finns skillnader som visar att det är en bluffaktura.

Hantera en bluffaktura: Steg för steg

Om du har fått en bluffaktura bör du följa dessa steg för att hantera detta.

1. Betala inte

Det är viktigt att du inte betalar ett krav som du tror är en ren bluff. Om du betalar, exempelvis av rädsla för betalningsanmärkningar, kommer den brottsliga verksamheten att bli lönsam och fortsätta.

2. Bestrid kravet

I stället för att betala ska du bestrida kravet och tala om varför du inte anser att du är betalningsskyldig. Detta gör du skriftligt i ett daterat brev eller mejl som du sparar en kopia av.

3. Polisanmäl

Har du blivit utsatt för ett brott ska du alltid polisanmäla. Polisen kan inte alltid utreda varje anmälan, men det är viktigt att de får information om vilka som skickar bluffakturor.

Kan jag få en betalningsanmärkning?

För att du som privatperson eller enskild näringsidkare ska få en betalningsanmärkning hos kreditupplysningsföretagen krävs det att domstol eller Kronofogden har fastställt att du är betalningsskyldig. När det gäller företag får en ansökan om betalningsföreläggande registreras som en betalningsanmärkning hos kreditupplysningsföretag. Det är däremot ovanligt att bluffmakare ansöker om betalningsföreläggande. Kommer betalningsföreläggandet från ett företag som finns med på Svensk Handels varningslista kommer inte kreditupplysningsföretagen att registrera denna ansökning.

Fem tips för att undvika och hantera bluffakturor

Här ger vi dig fem tips på hur du både undviker och hanterar bluffakturor.

• Kom ihåg att regelbundet uppdatera leverantörslistan över företagets samtliga godkända leverantörer och acceptera inte fakturor eller påstådda avtal från företag som inte finns med på er leverantörslista.
• Förbered ett standardbrev där okända fakturor bestrids och avtalsunderlag efterfrågas. Personalen kan använda detta standardbrev för att undvika att bluffakturor går till inkasso och Kronofogden.
• Bestridandet ska innehålla sakliga skäl till varför du motsäger dig betalningen. Du kan exempelvis skriva “Motsätter oss betalningsansvar då vi inte beställt dessa tjänster eller varor”.
• Bestrid kravet på ett sätt som ger kvittens på att bestridandet skickats, exempelvis via e-post.
• Instruera din personal att de aldrig ska acceptera någon form av inspelning via telefon, och att de inte heller ska ingå några avtal under semesterperioder utan att samtliga ärenden bör hållas tills dess att ordinarie personal är på plats igen.

Sammanfattning

Har du råkat ut för bluffakturor? Svenska företag drabbas ofta av problemet med bluffakturor och phishing. Kom ihåg att det gäller att vara noggrann och uppmärksam på tecken som kan visa att fakturan är en bluff. Det är även viktigt att inte betala en bluffaktura, utan bestrida denna samt polisanmäla. Med våra tips hoppas vi att du kan bättre undvika och hantera falska fakturor!